Politique de Confidentialité

Applicable depuis le 12 novembre 2018
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‍La plateforme numérique HIVEO (ci-après la « Plateforme » ) accessible via le site internet www.hiveo.fr (ci-après le « Site ») édité par la société HIVEO (dénommée ci-après « HIVEO ») permet à des entreprises fournisseurs de déposer et remettre aux entreprises dites donneurs d’ordres les documents nécessaires pour répondre aux appels d’offre et respecter les obligations légales et réglementaires en la matière (ci-après le « Service »).

Dans le cadre de l’utilisation de cette Plateforme, le personnel des entreprises « Donneurs d’ordres » et/ou « Fournisseurs », est amené à transmettre des données à caractère personnel le concernant (ci-après les « Utilisateurs »).

Nous accordons la plus grande importance à la confidentialité de vos informations et de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité a été fondée dans le respect des lois, règlements et normes en vigueur et explique quelles sont les données personnelles traitées par la Plateforme, comment sont-elles traitées, par qui et à quelles fins.

La présente Politique de Confidentialité a donc vocation à s’appliquer à toute personne ayant recours au Service. Le contenu et les données d’une partie de notre Service, sont également disponibles aux internautes simples navigateur sur le site www.hiveo.fr (“Visiteurs”).

Collecte des données personnelles

Les données à caractère personnel qui sont collectées via la Plateforme sont les suivantes :
- Ouverture de compte : Lors de la création du compte Donneur d’ordre ou Fournisseur, HIVEO recueille les informations du personnel représentant l’entreprise et notamment les informations suivantes : leur nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, fonction(s) dans l’entreprise.
- Connexion : Lors de la connexion de l’Utilisateur à la Plateforme, celle-ci enregistre notamment ses identifiants, données de connexion, d’utilisation, de localisation.
- Communication : Lorsque la Plateforme est utilisée pour communiquer entre les Utilisateurs ou avec HIVEO, les données concernant les communications font l’objet d’une conversation temporaire.
- Cookies : Les cookies sont utilisés dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme.

Utilisation des données personnelles

Les données personnelles collectées auprès des Utilisateurs ont pour objectif la mise à disposition du Service de la Plateforme, son amélioration et le maintien d’un environnement sécurisé. Plus particulièrement, les utilisations sont les suivantes :
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- Accès et utilisation de la Plateforme par les Utilisateurs,
- Gestion du fonctionnement et optimisation de la Plateforme,
- Vérification, identification et authentification des données transmises par les Utilisateurs,
- Communication avec HIVEO ou entre Utilisateurs de la Plateforme,
- Mise en œuvre d’une assistance Utilisateurs,
- Prévention et détection des fraudes, malwares (malicious softwares ou logiciels malveillants) et gestion des incidents de sécurité,
- Gestion des éventuels litiges entre les Parties,
- Envoi d’informations commerciales et publicitaires lorsque les Utilisateurs les a acceptées,
- Profilage automatisé des Utilisateurs en vue de la réalisation d’étude de marché pour améliorer la gestion de la Plateforme.
 

Partage des données personnelles entre Utilisateurs

Les données personnelles de l’Utilisateur peuvent être partagées auprès d’autres Utilisateurs pour les besoins du Service.

Les entreprises Donneurs d’Ordres et Fournisseur déclarent être en conformité avec les normes en vigueur en matière de RGPD.

Elles s’engagent à mettre à disposition d’HIVEO et de tout Utilisateur, leur politique de confidentialité en la matière et à mettre tout en œuvre pour traiter les données personnelles transmises dans le respect des présentes conditions.

Par ailleurs, lorsque l’Utilisateur répond à un appel d’offre ou accepte de transmettre ses données à un autre Utilisateur via la Plateforme, ces données de contact sont transmises à l’autre Utilisateur concerné, ayant la qualité de responsable de traitement : dans ce contexte, HIVEO peut intervenir en que sous-traitant des entreprises Utilisateurs dites Donneur d’Ordres et clientes d’HIVEO, dès lors qu’HIVEO conserve ces données pour le compte de ses Clients et selon ses instructions.

Partage des données personnelles des Utilisateurs avec les sous-traitants HIVEO et sociétés tierces

Les données personnelles de l’Utilisateur peuvent être partagées avec les sous-traitants HIVEO et les sociétés tierces, dans les cas suivants :

- Lorsque HIVEO a recours aux services de prestataires pour fournir l’assistance, la publicité, les prestations de paiement ou l’hébergement. Ces prestataires disposent d’un accès limité aux données, dans le cadre de l’exécution de ces prestations et ont une obligation contractuelle de les utiliser en conformité avec les dispositions de la réglementation applicable en matière de protection de données à caractère personnel,

- Si la loi l’exige, HIVEO peut effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre la Plateforme et se conformer aux procédures administratives et judiciaires,

- Si HIVEO est impliqué dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, il pourra être amené à céder ou partager tout ou partie de ses actifs, y compris des données à caractère personnel. Dans ce cas, les Utilisateurs seraient informés, avant que les données à caractère personnel ne soient transférées à une tierce partie.

En outre, les Utilisateurs reconnaissent qu’HIVEO pourra transmettre les données à caractère personnel fournies par les Utilisateurs à des tiers pour la vente d’étude de marché dès lors qu’elles sont anonymisées.

Durée de conservation

Les données à caractère personnel sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités mentionnées ci-dessus ou pour permettre à HIVEO de répondre à ses obligations légales.

Dans le cadre de son obligation légale de vigilance, l’entreprise Donneur d’ordres doit conserver les documents pour raisons administratives et légales. Dans ce contexte, HIVEO conservera l’accès aux documents transmis par le Fournisseur et recueillis par les Donneurs d’Ordres sur la Plateforme, pendant toute l’utilisation du Service et au maximum pendant dix (10) années à compter du dépôt du document. En cas de cessation du Contrat entre HIVEO et le Donneur d’Ordres pour quelque cause que ce soit les données appartenant aux Fournisseurs et recueillies par les Donneurs d’Ordres ne seront plus accessibles au Donneur d’Ordres. HIVEO n’est pas tenu d’une quelconque obligation de sauvegarder et de conserver ces documents. HIVEO est seulement un intermédiaire et agit uniquement en tant que sous-traitant au sens du RGPD et sous instructions du Donneur d’Ordres dès lors qu’il procède à la conservation des données sur des serveurs dédiés pour leur compte.

Transfert des données personnelles à l’étranger

HIVEO informe l’Utilisateur qu’aucun transfert de données personnelles en dehors de la zone UE et EEE n’a lieu à ce jour. Les données traitées sont hébergées en France ou dans la zone économique européenne (Irlande). En tout état de cause, HIVEO s’engage à respecter les dispositions légales en matière de transfert de données personnelles à l’étranger le cas échéant, et notamment toute politique de « Private Shield », et s’engage à ce titre à informer les Utilisateurs.

Sécurité et confidentialité

HIVEO met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés. Toutefois, il est à signaler qu’internet n’est pas un environnement complètement sécurisé et la Plateforme ne peut pas garantir la sécurité de la transmission ou du stockage des informations sur internet.

Le respect de la sécurité et de la protection des données s’impose à l’ensemble de nos collaborateurs ainsi qu’à nos prestataires.

Mise en œuvre des droits des Utilisateurs :

En application de la réglementation applicable aux données à caractère personnel, les Utilisateurs disposent des droits suivants :

- Ils peuvent mettre à jour ou supprimer les données qui les concernent en se connectant à leur compte et en configurant les paramètres de ce compte ;

- Ils peuvent supprimer leur compte et leurs données personnelles, en écrivant à l’adresse électronique suivante dpo@hiveo.fr ou en contactant le support. Il est à noter que les informations partagées avec d’autres Utilisateurs peuvent rester visibles et accessibles sur la Plateforme même après la suppression de leur compte,

- Ils peuvent exercer leur droit d’accès pour connaître les données personnelles les concernant, en écrivant à l’adresse électronique : dpo@hiveo.fr. Dans ce cas, avant la mise en œuvre de ce droit HIVEO peut demander une preuve de l’identité de l’Utilisateur afin d’en vérifier l’exactitude,

- Si les données à caractère personnel détenues par HIVEO sont inexactes, ils peuvent demander la mise à jour des informations en écrivant à l’adresse électronique dpo@hiveo.fr.

Evolution de la Politique de protection des données personnelles :

HIVEO se réserve le droit d’apporter toute modification à la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Si une modification est apportée à la présente Politique de Confidentialité, HIVEO s’engage à publier la nouvelle version sur son Site.

Toute modification importante sera signalée aux Utilisateurs par mail ou par un bandeau d’information affiché sur la Plateforme, pour notamment donner aux Utilisateurs l’opportunité d’examiner les modifications avant qu’elles ne prennent effet. Les modifications ne peuvent pas être rétroactives. Si l’Utilisateur souhaite s’opposer à l’une quelconque de ces modifications, il le pourra en mettant fin à son accès à la Plateforme, en contactant le support. Si l’Utilisateur a utilisé le Service après la publication ou l’envoi d’un avis concernant les modifications apportées aux présentes conditions, cela signifie que les conditions mises à jour sont acceptées.

En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante :

HIVEO
Délégué à la Protection des Données
20 BD EUGENE DERUELLE 69003 LYON

Ou via son adresse électronique : dpo@hiveo.fr.

Cette adresse ne peut être utilisée pour l’exercice de vos droits.

Politique « cookies »

HIVEO informe l’Utilisateur que des cookies enregistrent certaines informations qui sont stockées dans la mémoire du disque dur de l’Utilisateur.

Lors de la première navigation sur le Site de la Plateforme, une bannière explicative sur l’utilisation des « cookies » apparaîtra. Dès lors, en poursuivant la navigation, l’Utilisateur sera réputé informé et avoir accepté l’utilisation desdits « cookies« .

Ces cookies ne contiennent pas d’informations confidentielles concernant l’Utilisateur. Il est considéré que l’Utilisateur a donné son accord au dépôt des cookies, si :

- Il a poursuivi sa navigation en cliquant sur le bouton « Ok, tout accepter » du bandeau l’informant de l’utilisation de Cookies, ou sur un élément du Site tel qu’une image, un titre, un bouton etc. ou en se rendant sur toute autre page que la page par laquelle il a accédé à l’un des Sites lors de sa première connexion.
- Il a poursuivi sa navigation, sans paramétrer les traceurs, après avoir cliqué sur le bouton « en savoir plus et paramétrer les traceurs », du bandeau l’informant de l’utilisation de Cookies.

Cet accord n’est valable que pour une durée de treize (13) mois à compter du premier dépôt de cookie. Une fois ce délai dépassé, l’accord sera redemandé pour l’utilisation de ces cookies.

Les Cookies présents sur les Sites

HIVEO utilise des cookies afin de proposer des contenus, un Service adapté à l’Utilisateur et permettre à HIVEO de réaliser des statistiques de visites, enregistrer les données communiquées ainsi que d’optimiser les parcours de navigation.

Plusieurs types de cookies sont présents sur la Plateforme. Il s’agit de cookies ayant les finalités suivantes :
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- Les Cookies nécessaires au fonctionnement de la Plateforme,
- Les Cookies utilisés dans le cadre des mesures d’audience,
- Les Cookies utilisés dans le cadre de la géolocalisation de contenus,
- Les Cookies d’identification,
- Les pixels de suivi.

Les Cookies nécessaires au fonctionnement de la Plateforme

Ces Cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de la Plateforme et à la navigation sur la Plateforme. Ils permettent à l’Utilisateur d’accéder aux principales fonctionnalités de la Plateforme. Pour rappel, le paramétrage des cookies est susceptible de modifier les conditions d’accès au Service d’HIVEO nécessitant l’utilisation de cookies. Si le navigateur est configuré de manière à refuser l’ensemble des cookies, l’Utilisateur ne pourra pas accéder aux fonctionnalités de la Plateforme car il ne pourra pas rester authentifié.

‍Pour plus d’informations sur l’utilisation, la gestion et la suppression des « cookies« , pour tout type de navigateur, nous vous invitons à consulter le lien suivant :

‍https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser