3 bonnes pratiques pour gérer efficacement les attestations d’assurance

Dans le cadre de prestations commandées auprès de vos fournisseurs ou de chantiers, vous êtes susceptible de collecter des attestations d’assurance responsabilité civile , voire décennale. Ces documents ne sont pas imposés par le Code du Travail dans le cadre de la loi sur l’obligation de vigilance. Ils constituent cependant des pièces importantes pour assurer la conformité.
Alors, qu’est-ce que cela implique pour le donneur d’ordre ?

Voici quelques conseils pratiques pour mieux aborder les éléments clés de ces attestations, qui n’auront plus de secret pour vous !

Conseil N°1 : cernez la nature du document

Avant toute chose, une petite piqûre de rappel : les attestations d’assurance peuvent être des attestations dîtes “responsabilité civile”, ou “décennale”.

L’attestation responsabilité civile professionnelle, parfois plus simplement appelée “RC pro”, sert à prouver qu’une société est protégée sur les préjudices et dommages causés dans le cadre de son activité.
Elle est recommandée, voire obligatoire, pour les entreprises de très nombreux secteurs (y compris les professions libérales).

L’attestation décennale standard ne concerne que les sociétés du secteur du BTP. Elle peut venir compléter l’attestation de responsabilité civile professionnelle.
Le document mentionne le mot “décennale” en toutes lettres, ou fait référence aux articles 1792 et suivants du Code Civil.

🧐 Notre recommandation : assurez-vous que le type d’attestation mis à disposition par le fournisseur correspond à sa situation, et à votre besoin ! Vérifiez son authenticité (quelques petits conseils sur les faux dans notre article dédié).

💡 Bon à savoir : les attestations responsabilité civile et décennale peuvent parfois être éditées sur un seul et unique document. Mais ce n’est pas toujours le cas.

Conseil N°2 : vérifiez les mentions essentielles des attestations d’assurance

Cela peut paraître évident, mais contrôler les dates d’une attestation reste un geste de prudence à ne pas négliger.

En effet, une majorité d’assureurs établissent des attestations valables pour une durée de 12 mois. Cependant, cette période peut varier en fonction des compagnies, qui appliquent parfois une échéance du document au bout de 3 mois.
Dans ce cas, le sous-traitant doit prévoir la fin de validité de son attestation afin d’en fournir une nouvelle version en temps et en heure.

Autre point essentiel : la mention des activités et des montants de garantie. En général, ces informations prennent la forme d’un tableau.

🧐 Notre recommandation : vérifiez que le fournisseur met bien à disposition l’intégralité de son attestation (en général, l’indication du numéro et nombre total de pages se trouve en bas à droite du document).

💡 Bon à savoir : sur les attestations décennales, la notion d’activité comprend les lots confiés pour le chantier. Mais également les travaux accessoires ou complémentaires, à condition que ceux-ci soient facturés en même temps que l’activité principale.

Conseil N°3 : prenez garde aux courtiers

Vous avez peut-être déjà remarqué que certaines entreprises font appel à des courtiers en assurance pour souscrire à un contrat. Si la pratique est répandue, elle constitue cependant un point de vigilance non négligeable pour le donneur d’ordre.

En effet, une compagnie d’assurance prendra en charge l’intégralité du processus (de la souscription même du contrat, jusqu’à la délivrance de l’attestation prouvant l’existence de ce dernier). De son côté, le courtier se contente souvent de vendre un contrat seulement…  Or, un contrat, ce n’est pas une attestation d’assurance.

De plus, certains courtiers ne sont pas habilités à signer eux-mêmes les attestations.

Si le document provient bien de l’assureur, vous devriez trouver : le nom de sa compagnie, le numéro du contrat, toutes les informations nécessaires mentionnées dans cet article. Ainsi qu’une formule telle que “l’assureur”, au niveau de la signature.

🧐 Notre recommandation : votre fournisseur ne possède qu’une attestation provenant d’un courtier… Pas de panique. Veillez à ce que le document soit effectivement une attestation, et qu’il mentionne toutes les informations obligatoires.  N’hésitez pas à jeter également un coup d’œil à la signature. La présence d’une formule “par délégation” ou “pour l’assureur” vient confirmer que le courtier est habilité à signer – et que le document est bien valide.

💡 Bon à savoir : si cela est préférable, le fournisseur peut demander à son courtier son mandat de signature. Ce justificatif prouve l’habilitation de ce dernier à émettre une attestation.
Le fournisseur peut tout autant s’adresser directement à son assureur pour obtenir un document conforme.