Vous avez choisi de passer par notre plateforme afin de centraliser le suivi des documents administratifs des sociétés avec lesquelles vous travaillez. Découvrez comment HIVEO simplifie la collecte des documents des sous-traitants.
La « synchronisation » avec Attestation Légale ou l’option Opéra, comment ça marche ?
Afin de simplifier la procédure de collecte des documents, nous avons mis en place une fonctionnalité qui permet à vos sous-traitants de ne déposer qu’une seule fois leurs documents.
Vos sous-traitants possèdent un compte sur Attestation légale ou Actradis ?
Hiveo, en tant que société sœur d’Attestation Légale récupère les documents déposés et validés sur cette plateforme. Il n’y aura donc pas d’action de dépôt à faire de la part de vos sous-traitants sur HIVEO, s’ils possèdent déjà un compte sur cette plateforme.
Nous récupérons les documents “mutualisés”. C’est à dire que les document relations (ceux propres à la relation entre le donneur d’ordre et ses sous-traitants) devront dans tous les cas être déposés sur Hiveo.
À noter : vous pouvez choisir, si nécessaire de désynchroniser momentanément votre compte pour mettre à jour les documents manuellement sur Hiveo.
Il est également possible que vos sous-traitants possèdent un compte sur la plateforme ACTRADIS et qu’ils aient choisi de prendre l’option OPERA. Ce service est une passerelle entre Attestation Légale et cette dernière. Le principe schématisé ci-dessous reste le même à un détail près : avant d'arriver sur Hiveo, vos documents passent nécessairement par la plateforme Attestation Légale, qui fait intermédiaire :
Pour autant, afin de ne pas être relancé, il est important que le fournisseur/sous-traitant crée son compte sur notre plateforme. Cela permet également à tout le monde d’avoir accès à la même vision. En tant que donneur d’ordre vous ne voyez que la version de HIVEO, il est donc intéressant pour le déposant d’avoir accès à cette même plateforme.
La mise à jour de leurs documents reste à faire sur la plateforme maître de vos sous-traitants : Attestation Légale ou Actradis.
Comment savoir si votre sous-traitant bénéficie de la synchronisation ?
Pour cela, rien de plus simple. Vous pouvez identifier une société pour laquelle Hiveo récupère les documents depuis la plateforme Attestation Légale grâce à l’étiquette présente sur la ligne de la société dans votre annuaire
Comment vos sous-traitants peuvent-ils synchroniser leurs documents ?
La synchronisation se fait automatiquement 3 fois par semaine mais vos sous-traitants peuvent à tout moment déclencher par eux même cette procédure .
Pour ce faire, ils devront cliquer sur le bouton « Synchroniser » dans leur dossier Hiveo.
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